Перейти к основному содержимому

Как ставятся задачи?

Почему это важно​

Этот вопрос поможет понять есть ли в команде культура фиксации гипотез и постановки задач. Иногда бывает так, что задачи в команде фиксируются только для «галочки» или вовсе ставятся устно. Рано или поздно такой подход приведет к проблемам, потому что:

  • Устные задачи нужно держать в голове. Это забивает голову и мешает думать о более важных вещах.
  • Отсутствие зафиксированного ожидаемого результата и других договоренностей по задаче приведет к их разной интерпретации.
  • Из-за плавающего количества устных задач сложно планировать и мониторить загрузку.
  • На задачи поставленные устно не получится списать трудозатраты. Что повлияет на метрики команды.
  • Если у задачи появятся другие стейкхолдеры, то они могут просто забыть про нее.

Как ставить задачи​

Чтобы перестать работать без задач:

  • Необходимо принять новый принцип команды: «Не работаем без задач». Его суть в том, что все задачи, даже самые незначительные должны быть зафиксированы в трекере. А каждый член команды должен отказаться от работы над задачей, если она не поставлена должным образом.
  • Сформулировать и задокументировать правила оформления и постановки задач.

Чтобы сформулировать типовой шаблон задачи, можно вдохновиться скрамовскими артефактами DoR и DoD:

  1. Кто? Перечислить роли всех стейкхолдеров
  2. Чего хочет? Описать желание или пользу для стейкхолдера и/или компании
  3. Зачем хочет?
  4. Как проблема решается сейчас?
  5. Какую часть пользователей затрагивает гипотеза?
  6. Кто заказчики? Список всех заказчиков по задаче
  7. Что будет считаться показателем успеха внедрения? Необходимо определить метрики по которым мы поймем, что достигли успеха. Что гипотеза, которую мы выдвинули в задаче, была верной и принесла пользу.
  8. Когда проверять успех? Когда вернуться к задаче, чтобы проверить гипотезу?
  9. Use Case. Базовый сценарий
  10. Use Case. Альтернативный сценарий
  11. Функциональные требования
  12. Нефункциональные требования

Как ставить задачи по SMART​

Есть другой общепринятый и самый известный метод постановки целей и задач — SMART. Его суть в том, что цели и задачи должны соответствовать пяти критериям:

  • Specific (конкретная)
  • Measurable (измеримая)
  • Achievable (достижимая)
  • Relevant (релевантная)
  • Time-bound (ограниченная по времени)

Конкретная​

Цель нужно сформулировать точно — так, чтобы её нельзя было трактовать двояко и не пришлось уточнять, что имелось в виду.

Конкретная формулировка цели отвечает на 5 вопросов (в оригинале 5 ’W’ questions):

  • Что? — Что я хочу сделать?
  • Зачем? — Конкретная причина, смысл или выгода от достижения цели.
  • Кто? — Кто участвует?
  • Где? — Определяет место.
  • Какие? — Определяет требования и ограничения.

Измеримая​

Результат должен иметь критерии для оценки — KPI. Например, увеличить средний чек на 30%. Если чек вырастет на 30%, то задача выполнена на 100%, а если на 15% — то лишь наполовину. Это поможет не только оценить, насколько справились с задачей, но и поставить цели на будущее, с новыми KPI.

И так как метрики должны быть количественными, то измеримая цель отвечает на вопросы:

  • Сколько?
  • Как много?
  • Как я узнаю, что цель достигнута?

Достижимая​

Это значит, что СМАРТ-цель должна:

  • Укладываться в реалистичные сроки. Невозможно удвоить показатели целого отдела за две недели, если раньше на это уходило три месяца.

  • Опираться на объективные показатели: например, предыдущий опыт или средние цифры по рынку. Бессмысленно ставить отделу продаж план в три раза больше, чем в предыдущем месяце, если до этого их показатели росли примерно на 20–30% в месяц.

Если поставить нереалистичную цель, есть риск не только не добиться нужных результатов, но и демотивировать команду — в следующий раз у сотрудников будет меньше стимулов, чтобы стараться.

Занижать цели тоже не стоит. Они должны быть амбициозными, чтобы компания росла, а команда развивала свои навыки.

Релевантная​

Цель должна соответствовать глобальной стратегии и миссии компании. Например, перед компанией стоит цель выйти на новый рынок или повысить узнаваемость бренда. Будь то запуск кампании в соцсетях или коллаборации с другими брендами, каждая микроцель должна приближать к достижению глобальной.

Релевантная цель отвечает положительно на вопросы:

  • Отвечает ли нашим потребностям/нуждам?
  • Правильное ли время сейчас?
  • Применимо ли в текущих социально-экономических условиях?

Ограниченная по времени​

Оптимальные сроки для целей по SMART — три, шесть или 12 месяцев. Если выбрать слишком короткий срок, за это время будет сложно достичь каких-то значимых результатов. За более длинный, чем нужно, срок о цели могут забыть или она потеряет смысл. Если срок забыли обозначить, то сотрудники будут откладывать выполнение задач и переключаться на другие, с понятными приоритетами во времени.

Ограниченная по времени цель отвечает на вопрос:

  • Когда?

Ссылки по теме​

ГОСТ 34.602-89

ГОСТ 19.201-78

Пример спецификации требований. Яндекс Практикум